آنچه کسب و کارها باید درباره خرابی داده ها بدانند

در پنج سال آینده‌، انتظار می‌رود که بیش از ۱۸۰ زتابایت داده ایجاد شود‌، بدین معنا که مطمئناً پوسیدگی داده‌ها با سرعتی حتی بیشتر از امروز اتفاق می‌افتد.

ما در دنیایی زندگی می کنیم که از داده‌ها تغذیه می‌کند و از این رو ارزش بسیاری از سازمان‌ها به داده‌هایی که آن‌ها جمع آوری می‌کنند بستگی دارد. برای این منظور‌، موفقیت کسب و کار اغلب به خطرات و آسیب‌های ناشی از داده‌های ضعیف – و داده‌های ناشی از آن بستگی دارد. درنهایت به همین دلیل است که برای رهبران شرکت درک پوسیدگی داده‌ها و نحوه مدیریت آن‌ها بسیار مهم است.

پوسیدگی داده‌ها چگونه رخ می‌دهد؟

چندین سناریو وجود دارد که می‌تواند منجر به خرابی داده‌ها شود. شایع ترین اتفاق زمانی رخ می‌دهد که سوابق مشتریان – مانند فروش‌، داده‌های بازاریابی و CRM – نگهداری نمی‌شوند. در سیستم‌هایی که دائماً در حال تغییر و تحول برای برآوردن نیازهای تجاری هستند‌، پیوندها و کامل بودن مجموعه داده‌ها در صورت عدم نگهداری مناسب می‌تواند به سرعت خراب و قدیمی شود. به طور معمول‌، هیچ منبع داده‌ای در هیچ سازمانی وجود ندارد‌، بلکه مخازن داده شامل چندین پلت فرم‌، قالب و نماها است.

عامل دیگری که منجر به پوسیدگی داده‌ها می‌شود عنصر انسانی است. اغلب در مقطعی از سفر‌، داده‌ها به صورت دستی وارد می‌شوند. در لحظه ورود یک نوع اشتباه یا اطلاعات نادرست به سیستم‌، ممکن است ناسازگاری داده‌ها‌، بهداشت ضعیف داده‌ها و پوسیدگی رخ دهد.

شرکت‌ها به طور متوسط ۱۲ بار در هر پرونده داده‌ها را کپی می‌کنند‌، این بدان معناست که یک اشتباه واحد می‌تواند تأثیرات مخربی با آسیب‌های نمایی داشته باشد. علاوه بر این‌، همه داده‌ها دارای یک چرخه حیات هستند – به این معنی که داده‌ها ایجاد‌، مورد استفاده و نظارت قرار می‌گیرند و در مقطعی دیگر ذخیره آن‌ها مناسب نیست و باید به طور ایمن دفع شوند.

چرا مشاغل باید به داده‌های خراب توجه کنند؟

پوسیدگی داده‌ها غالباً نشانه مدیریت ضعیف داده‌ها است و فرآیندهای چرخه حیات داده‌ها در آن‌ها اندک است یا اصلاً وجود ندارد. خطرات ناشی از آن‌، دید ضعیف به تمام داده‌ها در سراسر تجارت است. از دیدگاه امنیتی و نظارتی‌، توانایی اطمینان از ایمنی و حفاظت از دارایی‌های داده تحت مراقبت یک سازمان بر اساس داشتن دانش بنیادی در مورد محل قرارگیری همه داده‌ها‌، صرف نظر از این که ضعیف نگهداری می‌شوند یا به طور فعال در روزهای اولیه به روز شده و ادغام شده‌اند‌، ایجاد می‌شود.

بهترین راه برای جلوگیری از خرابی داده‌ها چیست؟

تجزیه داده‌ها تقریباً برای هر سازمانی اتفاق می‌افتد. افزایش سن و ذخیره انبوه پرونده‌ها غیر معمول نیست‌، اما مشاغل همچنان باید اقدامات پیشگیرانه‌ای را برای جلوگیری از پوسیدگی انجام دهند.

مراحل زیر پیشنهاد می‌شود:

۱-    کاهش فرآیندهای دستی از طریق اتوماسیون

۲-    اطمینان از ایجاد همه داده‌ها در منبع آن (به عنوان مثال‌، از مشتری) با تأیید اعتبار ورودی قوی و در صورت امکان‌، تأیید مستقل (به عنوان مثال‌، پایگاه داده آدرس‌، اعتبار چک شمارش شناسه‌های دولتی و…)

۳-    تأیید ارتباط قوی و ایمن بین همه مجموعه‌های ضبط شده با بررسی صحت داده‌ها که به طور منظم در تمام ذخیره داده‌ها انجام می‌شود

۴-    نظارت مستمر بر همه مکان‌های داده برای اطمینان از اینکه پرسنل مسئول بررسی صحت و حجم داده‌ها می‌دانند که داده‌ها در وهله اول کجا هستند

ارزش بینش داده‌ها باعث رشد مشاغل در هر صنعتی می‌شود. با این حال‌، توانایی مدیریت این داده‌ها و اطمینان از محرمانه بودن‌، یکپارچگی و در دسترس بودن آن‌ها یکی از بزرگترین چالش‌هایی است که سازمان‌ها با آن روبرو هستند.

با استفاده و ذخیره داده‌ها در نقاط مختلف نهایی‌، سرورها‌، ایمیل ها‌، برنامه‌های تجاری‌، اشخاص ثالث و ذخیره سازی ابری‌، احتمال خرابی یا از دست دادن داده‌ها یک تهدید واقعی است.

هنگام شروع سفر برای بهبود کیفیت داده‌ها‌، مدیریت داده‌ها یا ابتکارات چرخه حیات داده‌ها‌، گامی که اغلب نادیده گرفته می‌شود اما اساسی این است که ابتدا همه داده‌های موجود را درک کنید. برای دستیابی به این دید‌، سازمان‌ها باید ابزارهای کشف داده را در همه مخازن داده اعمال کنند. سپس‌، داده‌ها باید با توجه به سطح حساسیت سازماندهی و در گروه‌های جداگانه فهرست بندی شوند. با دستیابی به این سطح از دید‌، سازمان‌ها مجهزتر خواهند شد تا با آگاهی مداوم و مدیریت بعدی همه داده‌ها از خطر پوسیدگی داده‌ها جلوگیری کنند.